Utiliser Proton Mail pour envoyer des e-mails professionnels garantit la sécurité de vos communications dans le cloud. Cela signifie que vos contacts, accords et réunions sont sécurisés grâce à un chiffrement de bout en bout facile à utiliser. Cependant, avant de pouvoir avoir un impact avec des e-mails professionnels sécurisés, vous devez savoir comment rédiger des e-mails professionnels efficaces.
Quel est l’objectif de votre e-mail ?
Le premier pas pour rédiger un e-mail efficace est de comprendre l’objectif de votre message. Demandez-vous quelle action vous souhaitez que le destinataire entreprenne après avoir lu votre e-mail. Une fois que vous savez ce que vous voulez, assurez-vous que la suite de votre e-mail le soutienne. Garder l’e-mail concis et orienté vers l’objectif est crucial pour rédiger un bon e-mail professionnel.
Qui est l’audience de votre e-mail ?
Comprendre l’audience de votre e-mail est essentiel pour garantir que votre ton soit adéquat. Par exemple, si vous écrivez à un PDG que vous n’avez jamais contacté auparavant, évitez les blagues et les familiarités. Au fur et à mesure que vous vous familiarisez, vous pouvez adopter un style moins formel dans vos e-mails.
Lorsque vous écrivez un e-mail à plusieurs personnes avec CC ou CCI, pensez à ce que vous incluez et à qui vous vous adressez. (Par exemple, n’utilisez pas de noms dans un e-mail où tous les contacts sont en CCI ou ne partagez pas d’infos privées avec des destinataires que vous n’avez pas autorisés.)
Comment rédiger un e-mail professionnel
Maintenant que vous connaissez l’objectif et l’audience de votre e-mail, commencez à le rédiger, en restant concis, pertinent et clair.
Objet
Votre ligne de sujet est la première partie du message que votre destinataire verra, et si vous envoyez un e-mail à froid (comme une proposition de vente), votre ligne de sujet pourrait déterminer si votre destinataire ouvre l’e-mail ou non.
- Ne rendez pas votre objet trop long, car il pourrait être tronqué par le client e-mail du destinataire.
(nouvelle fenêtre)- Ne tentez pas de tromper votre destinataire avec un objet vague. Au lieu de cela, résumez clairement pourquoi vous contactez cette personne.
- Incluez toute information complémentaire pertinente, comme s’il doit y avoir une réponse d’ici une certaine date ou si c’est urgent.
Salutations
Pour un e-mail formel, commencez par “Cher [nom]”. Cependant, pour la plupart des e-mails professionnels, un simple “Salut” suffira. Adressez-vous au destinataire par son nom si possible.
Si vous envoyez un e-mail à plusieurs personnes, envisagez de les nommer, mais évitez cela en CCI.
Formatage
Lors de la rédaction d’un e-mail professionnel, assurez-vous que le format facilite la lecture et est conforme aux normes. Les polices personnalisées ne s’afficheront probablement pas dans la boîte de réception.
Pour que votre e-mail paraisse professionnel et agréable à lire, utilisez :
- De petits paragraphes au lieu de longues lignes continues
- Incluez des hyperliens au lieu d’URL non formatées
- Des puces ou des listes numérotées au lieu de paragraphes
Comment conclure un e-mail
La fin de votre e-mail doit résumer le contenu et réitérer l’action à effectuer. Ensuite, signez avec une formule de politesse et votre nom complet.
Le type de formule dépend de votre relation avec le destinataire et du niveau de formalité. Pour une relation professionnelle proche, “toutes mes salutations” ou “cordialement” sont courants. Pour des e-mails professionnels plus formels, utilisez “bien à vous” ou “avec gratitude”.
Évitez les fermetures très informelles, comme “à plus”, ou pas de fermeture, même avec une signature d’e-mail(nouvelle fenêtre).
Relecture des e-mails professionnels
Après avoir écrit votre e-mail, assurez-vous de le relire avant de l’envoyer.
La première étape de la relecture est de s’assurer que l’objectif de votre message reste clair. Coupez les parties inutiles et assurez-vous que chaque phrase soit concise.
Des erreurs basiques signifient que votre message n’aura pas l’impact désiré.
Les erreurs communes à vérifier incluent :
- Oublier de joindre des pièces nécessaires
- Erreurs de frappe et fautes d’orthographe
- Noms mal orthographiés
- Dates et heures incorrectes
Envoyer des e-mails professionnels avec Proton Mail
Choisir le bon fournisseur de messagerie est un moyen facile d’assurer des e-mails plus efficaces. Certains domaines, comme AOL ou Hotmail(nouvelle fenêtre), sont considérés comme informels ou obsolètes, ce qui peut influencer la réponse des destinataires. Cela est particulièrement important pour postuler à des offres d’emploi. Étant donné que les e-mails professionnels peuvent contenir des informations sensibles, la confidentialité de vos messages doit être une priorité. Avec Proton Mail, tous vos e-mails professionnels et leurs pièces jointes sont automatiquement chiffrés de bout en bout, seuls vous et le destinataire pouvez lire le contenu (lorsqu’ils sont envoyés à un autre compte Proton Mail ou avec la fonctionnalité Chiffrer pour l’extérieur(nouvelle fenêtre)).
